Dúvidas Mais Frequentes

O Arquivo Vivo tem sido comercializado até o momento exclusivamente para empresas, onde ele fica instalado e implantado de acordo com um Plano de Gestão elaborado previamente. 
Para o modelo de atendimento ao público em geral ele se encontra na sua primeira versão. 
Portanto estamos colocando aqui esclarecimentos importantes sobre os serviços prestados pela plataforma.
Leia com atenção e havendo dúvidas entre em contato conosco.

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O que faz o Arquivo Vivo e por que seu uso é importante ?

Hoje em dia quando as empresas querem compartilhar seus documentos com terceiros eles são enviados por email, deixando os dados que estão nos documentos acessiveis para quem tiver acesso a eles. Com a lei de proteção de dados isto não poderá mais ser feito assim, pois o compartilhamento de documentos deverá ser feito de forma segura e que possibilite rastrear quem, quando e de onde fez a consulta aos documentos.


Em outras palavras, a lei dos dados vai provocar uma demanda por sistemas de publicação
e compartilhamento de documentos que estejam em conformidade a ela.

 

É isto que o Arquivo Vivo faz e com algumas diferenças com relação aos concorrentes:
1) elaboração de plano de gestão personalizado, que permite uma melhor organização dos documentos, uma identificação que produz pesquisas eficientes e precisas, e por fim um compartilhamento mais seguro de suas informações;
2) paga apenas pelo espaço que usar, contratando o serviço de espaço em disco (storage) diretamente da plataforma de nuvem desejada, de acordo com a categoria de acesso de uso mais adequada para o documento. Esta política, se bem usada, permitirá uma economia de até 90% do valor do espaço pago nos concorrentes.
3) a versão enterprise é instalada na sua empresa, para o caso onde se deseja ter o controle total de acesso aos documentos e da segurança do local físico onde eles se encontram. Nesta opção o Arquivo Vivo fica instalado nos servidores da empresa sendo possível customizações para integra-lo aos demais sistemas, e apoio total nos momentos de auditoria externa.

 
 

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O que está incluso na taxa de adesão ?

Os serviços relacionados com o pagamento da taxa de adesão nos "Planos Usuários" (nossa hospedagem) envolvem:

  • treinamento;

  • plano de gestão;

  • implantação (cadastro) da primeira versão do plano;

  • configuração do cloud storage; e

  • projeto de digitalização.

O preço irá variar em função da complexidade do "Plano de Gestão" (quantidade de tipos documentais) e de termos ou não um projeto de digitalização.

Para o "Plano Enterprise" adicione os seguintes serviços:

  • instalação no servidor do cliente; 

  • homologação das funcionalidades adicionais.

Portanto para a definição da taxa de adesão teremos uma primeira reunião onde definiremos o valor e também os termos de aceite da Lei de Proteção de Dados.

 

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Como será feito o Plano de Gestão ?

O "Plano de Gestão" se inicia identificando os tipos documentais.
Esta tarefa é uma "mineração" onde você vai junto aos responsáveis dos setores e/ou atividades para verificar quais planilhas, formulários, termos de uso, comunicados,etcetera, que eles usam para realizar suas tarefas. É muito comum um colaborador se utilizar uma planilha ou um comunicado, que ele mesmo criou, para realizar suas atividades.É importante que este documento não se perca no caso de um dia ele vir a sair da empresa. Por este motivo ele deve ser incorporado ao negócio, e o primeiro passo compreende coloca-lo no Arquivo Vivo.
Para facilitar esta "mineração", durante o treinamento do ArquivoVivo, nós te apresentamos quase 100 tipos documentais possíveis de existirem no seu negócio, e que você vai usar como um guia.
Uma vez identificados os tipos documentais deve-se fazer o que chamamos de "atribuir valor ao documento", isto é, definir o nível de sigilo, o alcance e o propósito.
Tendo o tipo documental com o valor definido deve-se fazer a classificação hierárquica, que irá possibilitar as devidas criações dos sites, pastas e fichas.
Uma vez classificados faz-se a identificação dos documentos. Quais dados dão especificidade?, quais contextualizam?, qual relevância?.
Uma vez classificados e identificados fecha-se o plano com a definição das políticas de acesso, que permitirá o cadastro dos usuários, com as permissões e perfis mais adequados.

Para maiores informações veja o nosso vídeo.

 

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Como é a Política de Preços do Google Cloud Plataform (GCP) ?

O GCP vai cobrar de você pelo espaço que você usa e pelos downloads dentro de uma política justa e preços bem acessíveis. A política se define pelas classes de armazenamento. A classe "padrão" ele cobra em torno de 9 centavos (R$0,09) por gigabytes, e não cobra nada para download e o tempo de baixa é bem rápido. Como se estivesse local no seu servidor. A classe "archive", a mais barata, ele cobra 1 centavo por gigabyte (R$0,01) e cobra dez centavos para o download deste gigabyte (R$0,10). Então ai nós construímos as fichas para que documentos mais acessados fiquem no na classe "padrão" e os nunca acessados fiquem na classe "archive".

Clicando aqui você mesmo pode fazer suas estimativas.

Abaixo uma tabela com todas as classes:

A GCP dá um bonus de R$1.600,00 para serem usados nos 3 primeiros meses do serviço.

Se você ainda tem dúvidas sobre a política de preços da GCP faça contato ou chame agora.

Clique aqui e compare com os preços do Dropbox.

preços GCP - storage.png

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Como Decidir Sobre a Classe de Armazenamento ?

Para a elaboração do Plano de Gestão o Analista de Informações passa para o usuário controlador um questionário que deve ser respondido para cada tipo documental identificado.

Uma das questões é sobre a frequência de consultas ao tipo documental.

Se for mais de uso frequente, escolhe o tipo "Padrão".

Se for uma ou menos por mês, escolhe o tipo "Nearline".

Se for uma ou menos a cada 3 meses, escolhe o tipo "Coldline".

Se for uma ou menos por ano, escolhe o tipo "Archive".

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Como Saber Quem Acessou Meus Documentos ?

Nós imaginamos que nossos clientes tem a consciência de que sua privacidade e suas informações são algo extremamente valioso e importante. Sua privacidade é o nosso negócio!

Por este motivo aqui na hospedagem do Arquivo Vivo é possível rastrear e auditar os acessos realizados aos seus documentos.

 

A rastreabilidade é feita a partir de:

a) relatórios do Arquivo Vivo que informam:

a.1) quem acessou;

a.2) quando acessou; 

a.3) o endereço IP de origem da consulta; e

a.4) a quantidade de bytes consumidos nas consultas realizadas no período.

b) relatórios da plataforma de nuvem que informam:

b.1) a quantidade de bytes dos arquivos baixados no período.

A auditoria se faz confrontando os valores de a.4 e b.1 que devem ser iguais.

 

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Como funciona a Versão Enterprise ?

Na versão enterprise o Arquivo Vivo é instalado "dentro" do ambiente da sua empresa, permitindo assim você ter controle total sobre os acessos realizados aos seus documentos e também maior controle de custos tanto do espaço de armazenamento como das consultas.

Para esta versão você paga uma única vez uma taxa de instalação que inclui, além da instalação, treinamento para toda a equipe "controladores/operadores" contratados e elaboração da primeira versão do "Plano de Gestão Documental". Na versão enterprise:

  • o número de "controladores/operadores" contratados é no mínimo 10; e

  • o número de usuários de "consulta" é ilimitado para qualquer número de "operadores" contratados.

A taxa de uso mensal varia em função do número de usuários "controladores/operadores" contratados. Sendo que esta taxa inclui, além dos "operadores", manutenção e atendimento de problemas e melhorias que possam agregar ao produto.

Quero ressaltar duas vantagens da versão enterprise:

  1. Customizações exclusivas, onde você pode solicitar integrações, tratamento de dados específicos, avisos, e etcetera;

  2. Apoio para Auditorias Externas, onde o auditor pede por informações específicas do sistema, como mapa dos usuários do banco de dados, logs de ocorrências, partes do código fonte do programa, e tudo mais. Onde o apoio visa ao atendimento destas demandas cada vez mais comuns nas empresas.

Se você tem interesse na versão enterprise faça contato ou chame agora.

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Quero um Backup Offline dos Meus Dados e Documentos !

No Arquivo Vivo temos um módulo de backup offline dos dados e dos documentos. Este módulo baixa os arquivos para sua estação e cria um arquivo excel com os dados apontando para os arquivos. Para termos este backup em funcionamento será necessário:

  • a instalação de um programa WINDOWS no seu desktop; e

  • termo que isenta a Arquivo Vivo Sistemas das responsabilidade mediante a Lei de Proteção de Dados, uma vez que feito o backup para uma mídia de sua responsabilidade fica difícil comprovar o eventual sinistro de informações.

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Quero Cancelar o Serviço !

O cancelamento do serviço envolve baixar todos os arquivos de documentos para a sua estação desktop com o programa citado acima. Uma vez que você faz a validação desta baixa você assina um "Termo de Descarte" que irá autorizar a exclusão dos arquivos da nuvem e os dados da base do sistema.

 
Como se faz o Projeto da Digitalização !

O objetivo do projeto de digitalização que fazemos para você é dar a dimensão correta de todo os trabalho a ser realizado, e ai então, permitir decidir se será feito por pessoal próprio ou serviço terceirizado.

As etapas do projeto são:

  1. levantamento dos tipos documentais;

  2. definição dos tipos que serão descartados e dos que serão digitalizados;

  3. estimativas do volume, custo e prazo; 

  4. orientações para a limpeza adequada do acervo;

  5. definição de resolução e cor para cada tipo documental;

  6. definição dos escaners a serem usados;

  7. captura (escaneamento e digitação dos dados) em acordo com o Plano de Gestão previamente elaborado

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