CONARQ - Recomendações para Armazém de Documentos - Warehouse

CONARQ - Recomendações para Armazém de Documentos - Warehouse

May 3, 2016

Esta recomendação se limita a orientações sobre a edificação do Armazém. Neste artigo porém vamos estender estas orientações indo mais a fundo nos trâmites de manuseio e detalhando as etapas do fluxo de cada um. 

 

 

 

Introdução

 

A recomendação é direcionada para orientar o planejamento para a construção, adaptação e reforma de edifícios que atendam às funções específicas de um arquivo permanente.

 

Observe porém que temos 3 tipos de arquivos:

  • o arquivo permanente (central): onde os documentos ficarão por mais tempo com uma taxa de manuseio pequena;

  • o arquivo intermediário (setorial): onde os documentos são manuseados com alguma frequência; e

  • o arquivo departamental: onde os documentos ficam por pouco tempo e manuseados diariamente.

clique aqui e entenda mais sobre o Plano de Gestão Documental

 

O Projeto Funcional

 

Um arquivo deve oferecer serviços e atividades para o público, possibilitar o trabalho técnico e
administrativo e possuir áreas de depósito reservadas, com condições climáticas e de segurança
especial.

 

Assim, o espaço precisa ser planejado prevendo-se os trabalhos relacionados à:

  • recepção e envio das caixas;

  • triagem das caixas;

  • guarda física;

  • digitalização; e

  • consulta.

De modo grosseiro, para os serviços citados, a área destinada aos depósitos deve ser em torno de 60% da área total. Da área restante, 5% deverão ser destinados a consulta, 5% para digitalização e 10% para recepção e 20% para a triagem. 

 

clique aqui e entenda mais sobre o Arquivo Original


Localização

 

O terreno do edifício para arquivo deve ser seco, livre de risco de inundação, deslizamentos e infestações de insetos. Devem ser evitadas áreas propensas a perigos para a preservação dos acervos:

  • proximidade com o mar, zonas pantanosas, rios ou locais sujeitos a inundações;

  • terrenos e subsolos úmidos;

  • regiões de ventos salinos e com resíduos arenosos;

  • proximidade com linhas de alta tensão;

  • proximidade com entrepostos de materiais inflamáveis e explosivos.

Outros fatores importantes são as condições de resistência a cargas e a necessidade de expansão, esta não só vinculada às limitações do terreno, como também às limitações legais de uso, de alterações e adequações.

 

Se for local alugado deve-se fazer um bom contrato pois a mudança de local é bem custosa, além de pôr em risco a preservação dos locais físicos onde as caixas se encontram armazenadas (a negociação deve ser bem feita pois o proprietário do imóvel irá perceber esta questão no momento do reajuste).

 

A construção subterrânea não é recomendada, em princípio, pelas condições de umidade que
geralmente apresentam nossos solos. Ela gera inúmeros riscos relacionados a infiltrações e
infestações de pragas. Além disso, a manutenção e os custos de condicionamento de ar são muito
elevados quando há excessiva umidade.

 

Depósito - Disposições Físicas

 

Os depósitos possuem especificações técnicas especiais de resistência estrutural e de carga, de compartimentação e pé direito, além de iluminação e de condicionamento do ar.

 

Devido ao peso das estantes com carga completa, as estantes metálicas fixas de 2,20 metros de altura devem ser capazes de resistir às seguintes a carga de 1.000 kg/m² .

 

A altura do pé direito, por exemplo, em torno de 2,70 m cria um espaço equivalente a 0,50 m acima da estante. Quanto maior o espaço excedente, maior será a despesa com energia para climatização e, em caso de fogo, mais fácil será o alastramento das chamas.

 

Depósito - Disposições Lógicas

 

Os depósitos são definidos por:

  • Caixas: é a unidade básica dentro da qual ficam os documentos. A mais comum é a caixa box onde se colocam até 1 mil folhas de A-4 com peso de 5,5 kg;

  • Prateleiras: é onde fica as caixas;

  • Estantes: é um conjunto de prateleiras; e

  • Armário: que é um conjunto de estantes dispostas na mesma rua.

A rigor deve-se buscar sempre a maior taxa de ocupação possível do armazém desde que isto não coloque em risco a localização de um documento. Com isto em vista o sistema deve estar preparado para guardar em suas caixas documentos de diferentes classificações e as prateleiras estar preparadas para trabalhar com diversos tipos de caixas.

 

clique aqui e entenda mais sobre o Arquivo Original

 

Trâmites das Caixas e Documentos

 

Em um armazém permanente (central) documentos costumam ficar por muito tempo. Se levar em conta que o tempo médio de um processo jurídico é de 8 anos, isto quer dizer que o documento que entra hoje no armazém poderá ser requisitado apenas daqui a 8 anos.

 

Isto nos obriga a ter registro de todas as atividades que recaem sobre uma caixa e/ou um documento. Estas atividades são aqui chamadas de trâmites, que são:

  • Reserva de caixa: gera o RG (identificador único) da caixa, que é um número único e insubstituível e que nunca se repetirá em outra caixa mesmo após o descarte da mesma. É necessário sua geração pois nem todas as caixas do armazém setorial virão para o armazém central. O que acaba dando uma previsão sobre a real taxa de ocupação do armazém;

  • Envio de caixa para o cliente: é um momento de risco de extravio de um documento. É necessário registrar: a) quando a caixa sai do armazém; b) quando está em trânsito; c) quando chega no cliente e quem a recebe;

  • Retirada de caixa do cliente: é um momento de risco de extravio de um documento. É necessário registrar: a) quando a caixa sai do cliente; b) quando está em trânsito; c) quando chega no setor de triagem; e d) quando entra no depósito. É fundamental na triagem que se faça o batimento do conteúdo das caixas (deve constar em contrato se houverem caixas sem batimento);

  • Digitalização de Documentos: em se tratando de documento previamente protocolado o registro da atividade deve ser feito pela própria rotina de digitalização; e

  • Descarte de Caixas: considerando a situação de máxima utilização do espaço da caixa e do depósito, onde o sistema controla diferentes documentos na mesma caixa, deve haver o cuidado de marcar a data de descarte da caixa pelo documento de mais longa temporalidade.

clique aqui e entenda mais sobre o Arquivo Original

 

Relatórios

 

Dentre os relatórios que devem ser rotineiramente acompanhados quero ressaltar:

  • Caixas Armazenadas;

  • Caixas Reservadas em Uso pelo cliente;

  • Espaço Livre;

  • Caixas Enviadas;

  • Caixas Retiradas;

  • Ordens de Serviço;

  • Quantidade por Caixa;

  • Sobras Lógicas e Físicas; e

  • Caixas para Descarte

clique aqui e entenda mais sobre o Arquivo Original

 

Conclusões

 

Neste artigo foi falado sobre a divisão do espaço físico e funcional, dos trâmites de movimentação e sistema de gestão, porém não abordou-se uma questão muito importante para quem deseja montar um armazém de documentos: Incêndio.

 

Com relação a prevenção de incêndio é necessário que seja elaborado um projeto com base nas normas do código de segurança contra incêndio e pânico do seu estado.

Este projeto deve ser submetido ao corpo de bombeiros e contemplar de um modo geral:
- sistema de extintores
- sistema de sinalização e iluminação de emergência
- rotas de fuga e outras não menos importantes.

 

É importante lembrarmos que o papel queima "por dentro" (abrasamento) saindo pouca fumaça que se espalha pelo fluxo de ar. Quando aparecem as chamas é por que a situação já se encontra difícil.

Por isto é importante complementar o projeto com:

- sistema de detecção (por fumaça, por que a temperatura só aumenta mesmo quando aparecem as chamas), e

- sistema de chuveiros.

 

Contate um engenheiro civil para maiores informações.

 

VISITE O NOSSO SITE!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Please reload

Our Recent Posts

Arquivo Vivo - Dê Vida para Seus Documentos

August 5, 2019

Faça Você Mesmo a Digitalização de Seus Documentos

June 3, 2019

Incremente seu Negócio com Digitalização de Documentos

April 1, 2019

1/1
Please reload

Tags