Gestão do Acervo Documental

Gestão do Acervo Documental

May 15, 2018

Faça uma revisão no plano da gestão de documentos da empresa para otimizar os custos com a manutenção dos mesmos

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Introdução

 

Com o avanço da tecnologia de hardware e software, somado à modernização da legislação sobre certificação digital de documentos, grande parte dos documentos de uma empresa migraram para o meio eletrônico.

 

Por este motivo vamos abordar uma "Revisão na Gestão de Documentos" com objetivo de otimizar custos com a manutenção dos documentos que ainda estão em papel, acelerando o acesso às informações e minimizando os extravios e danos ocasionados por trâmites desnecessários.

 

Plano de Gestão

 

Por “Plano de Gestão de Documentos” entende-se:

  • Atribuir valor ao documento e/ou à informação que ele contém;

  • Classificar os documentos por entidade (departamentos, setores, etc.), temporalidade (jurídico e/ou tarefa), meio (eletrônico/papel), volume e taxa de manuseio;

  • Atribuir chaves de identificação e pesquisa (definição de metadados); e

  • Definir níveis de sigilo (espelhando a hierarquia das entidades) e políticas de acesso.

 

Revisão nos Trâmites de Manipulação

 

 

O papel será eliminado em 100% dos casos ?

 

Pela minha experiência pude observar que em alguns casos utilizar o papel em algumas rotinas é muito mais barato do que elaborar, treinar, manter, e tudo o mais que sabemos sobre o ciclo de vida de um sistema. Principalmente nas situações onde o valor da informação e sua temporalidade são pequenos.

 

Mas e quando precisamos de um destes documentos, como fazer ? Aqui entra a questão dos trâmites de manuseio.

 

Para minimizar os danos/extravios dos documentos e otimizar pesquisas e tempo de recuperação vamos contar com a "Digitalização Sob Demanda" realizada através de um processo de catalogação específico que permite colocar em uma mesma caixa documentos de diferentes classificações.

 

Vamos então reduzir os serviços de manipulação para:

  • Reserva de Caixas: gerar o "RG" de uma caixa em etiquetas com código de barras que deve ser colado na mesma;

  • Entrada/Saída de Caixas: coloca a caixa na estanteria do depósito, e identifica documentos ausentes/presentes;

  • Digitalização Sob Demanda: digitalizar apenas o que precisa quando necessário; e

  • Descarte de Caixas: destruir os documentos de uma caixa na data de sua prescrição legal.

 

Armazenamento

 

Os locais de armazenamento dos documentos devem ser organizados a partir de uma única política para permitir que os documentos migrem de um local para outro sem riscos de extravio.

 

Vamos definir os armazéns como:

  • Armazém Departamental: ficam no mesmo local onde são gerados. Os documentos devem ser protocolados e as caixas devem estar etiquetadas com o RG gerado na reserva;

  • Armazém Setorial: fica na empresa e guarda documentos de diversos departamentos. Deve ter uma estrutura mínima de armazém e as caixas devem estar etiquetadas com endereços válidos; e

  • Armazém Central: deve estar em local próprio para armazenar documentos por muito tempo e pode também ser um serviço terceirizado.

 

A terceirização vale a pena ?

 

O alto e muitas vezes imprevisível custo da terceirização dos documentos está nos trâmites de manuseio. Isto sem contar que dependendo do processo de envio e entrega dos documentos da empresa terceirizada pode elevar o risco de extravio. Por isto, terceirizar documentos que estão nos armazéns departamental e setorial não é recomendada.

 

Porém, terceirizar documentos do armazém central é altamente recomendável (desde que em locais adequados obviamente).

 

Pesquisa e Consulta

 

O sistema de pesquisa e consulta deve estar em consonância com o plano de gestão. Com isto quero dizer que no plano, quando se faz a classificação das entidades (empresas, departamentos, setores, etc.) isto deve ser refletido em uma hierarquia de pastas e fichas, quando se faz a definição do sigilo isto deve ser refletido em perfil de acesso, quando se cria metadados de identificação isto deve ser refletido em validações de entrada de dados e etc.

 

Vamos definir como funções básicas de um sistema de gestão:

  • Cadastro de Hierarquia das Entidades: a hierarquia deve ser fiel a classificação feita no plano de gestão;

  • Atribuir Perfil e Permissão de Acesso aos Usuários: deve garantir acesso com direito de alteração, com permissão apenas de consulta, ou consulta e impressão;

  • Cadastro de Metadados de Identificação: deve validar o conteúdo das chaves de busca do documento;

  • Protocolação de Documentos: cadastro de documento utilizando de código de barras para permitir a digitalização a posteriori (sob demanda);

  • Webservice para Integração com demais Sistemas da Empresa: fundamental que demais sistemas da empresa tenham acesso aos documentos para publicá-los no contexto de suas funcionalidades; e

  • Cadastro e Apresentação de Carimbos de Publicação dos Documentos: os documentos sofrem constantes alterações, portanto é importante que quando publicado o documento tenha gravado nele a data da publicação, a data da consulta e período de validade da cópia.

 

 

Lei 12.682/2012 e a Manutenção do Papel

 

A Lei 12.682, sancionada pela Presidenta Dilma Roussef em 9 de julho de 2012, dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.

 

Foram sancionados os artigos 3 e 4 que tratam da digitalização de documentos e o artigo 6 que trata da preservação dos originais. Foi integralmente vetado o artigo 2 que em seu parágrafo 1 iria possibilitar a destruição do original após a digitalização e em seu parágrafo 2 daria valor probatório ao documento digital.

 

Resumindo:

  • a digitalização (mesmo que sob demanda) deve ser feita utilizando procedimentos que permitam conferência das etapas do processo;

  • a consulta ao documento deve ser feita utilizando sistemas de indexação;

  • os originais devem ser mantidos de acordo com a lei pertinente ao tipo do documento (prazo de prescrição); e

  • o documento digital não terá o mesmo valor probatório do documento original.

 

Conclusão

 

Se você estava entre os muitos que esperavam por uma lei que diminuísse os altos custos com armazenamento de papéis, com certeza ficou frustrado com a Lei 12.682/2012.

 

Porém é importante ponderar o fato de que, no Brasil, apesar de termos devidamente regulamentada a certificação digital, o mesmo não acontece para o processo de digitalização. Em um universo tecnológico onde temos diversos tipos de equipamentos que geram imagens (inclui-se aqui as câmeras digitais e smartphones), e estes, por sua vez, diversos parâmetros que afetam a qualidade da imagem gerada, a falta de um padrão regulamentado por lei dificulta bastante o trabalho de, por exemplo, um juiz que terá que justificar porque em alguns casos ele aceita e em outros ele recusa um material digital em seus pareceres.

 

Para mais informações sobre esta questão acesse o site do CONARQ onde se encontra um amplo material sobre esta e outras questões, muitos dos quais usados como referência para elaboração deste artigo.

 

Portanto, uma revisão do plano de gestão dos documentos, tema que foi abordado aqui, passa a ser a única alternativa para a racionalização e diminuição dos custos de manutenção dos seus documentos.

 

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