Idéias de Negócio: Central de Digitalização

Incremente seu Negócio com Digitalização de Documentos

April 1, 2019

O que vamos apresentar aqui é o rascunho de um plano de negócio desenhado para você  que tem uma Central de Cópias, ou uma Encadernadora, ou um Escritório de Contabilidade e deseja incluir digitalização e armazenamento de documentos no seu portfólio de serviços. Se quer iniciar no negócio também vale a pena dar uma lida neste material.

Apresentação: “Tire uma xerox, por favor”

 

Inventada em 1949 (70 anos) a maquina de xerox continua viva como um negócio rentável. Cobrando-se em média o valor de R$0,30 (30 centavos) por página, em 2 meses paga-se o custo de aquisição do equipamento e segue em frente fazendo-se um lucro.

 

Mas como o desenvolvimento tecnológico não pára, vamos planejar um negócio onde será feito uma cópia por escaneamento e, diferente de enviar por email ou gravar em pen-drive, esta cópia será inserida em um sistema onde o cliente poderá acessar e compartilhar com quem quiser e pelo tempo que desejar.

 

 

clique aqui e saiba mais sobre o Arquivo Vivo

 

Soluções em Nuvem: Uma Oportunidade de Crescer com Quase Nenhum Investimento

 

Há alguns anos atrás quando iniciávamos um projeto de digitalização o cliente logo demonstrava preocupação com o tamanho do servidor. Enfim, qual seria o investimento necessário para guardar as imagens.

 

Hoje, com o advento dos serviços em nuvem, o custo de armazenagem, por exemplo, no Google Cloud, fica em torno de R$0,50 por ano para 10 mil páginas escaneadas. Algo em torno de R$0,00005 por página (e por ano!, isto mesmo, 12 meses). Sem custo de aquisição.

 

Outra oportunidade é que as copiadoras de hoje já vem com um scanner embutido.

 

Resumindo, sem custo de aquisição de equipamentos é possível agregar novos serviços para seu negócio.

 

 

 

clique aqui e saiba mais sobre a Plataforma de Serviços em Nuvem da Google

 

Produtos e Serviços 

 

Com o uso de nossos produtos, os serviços que você poderá agregar ao seu negócio são:
- digitalização de documentos, tanto no balcão como na retaguarda; 
- limpeza, triagem e organização de acervo documental (com catalogação de caixas e documentos no sistema); e 
- armazenagem dos documentos com digitalização sob demanda.

 

E você poderá oferecer estes serviços aos poucos. Desta forma é possível iniciar atendendo no balcão para um volume pequeno, estender para um volume maior a ser feito na retaguarda, e assim seguir para os demais serviços a medida que for adquirindo conhecimento e demanda.

 

 

clique aqui e saiba mais sobre nossos produtos e serviços

 

Ameaças e Cuidados

 

Com a mobilidade e potencial dos celulares torna-se fácil prever que a cada dia eles irão assumir o espaço do papel. Mas cuidados devem ser tomados para não perder em credibilidade ou causar incômodos.

 

Eu pessoalmente acho horrível no whatsapp ter que baixar o documento para poder abrir e ler. Logo o celular está cheio e tem que fazer limpeza. Então, no Arquivo Vivo, você consegue ler o documento sem baixar. E, se quiser, baixa depois. De acordo com seu perfil.

 

Em contrapartida eu acho a facilidade de uso do whatsapp uma coisa fantástica. Apesar de simples, no Arquivo Vivo o apoio do prestador do serviço para alguns ajustes tem papel chave na adesão do cliente ao serviço.

 

 

clique aqui e saiba mais sobre nossos produtos e serviços

 

Fluxo Operacional

 

O Arquivo Vivo dispõe de uma funcionalidade chamada de "Protocolação de Documentos". Esta funcionalidade faz o cadastro do documento no sistema, informando a identificação do documento, a pasta onde ele ficará armazenado, os outros usuários que irão compartilhar o acesso ao documento. Ao final da protocolação, imprime-se uma capa com um código de barras que mantém todas as informações citadas acima.

 

Em seguida faz-se o escaneamento, colocando a capa do protocolo antes das demais páginas do documento. Ao final do escaneamento o arquivo da imagem sobe para a nuvem e fica disponível para o usuário consultar.

 

Uma vez na nuvem, o usuário pode aprovar ou reprovar caso a imagem não esteja boa ou por outro motivo, antes do documento ser compartilhado com outros usuários.

 

Observe que a consulta é segura, a imagem não baixa automaticamente para o dispositivo do usuário e tem auditoria para rastrear quem consultou o documento.

 

 

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Exigências Legais

 

Existe lei específica que trata da reprodução integral de obras, você pode ter mais esclarecimentos sobre ela aqui.
Cópias de partes de um documento também podem trazer problemas, por isto é importante que, no protocolo da digitalização seja impresso um termo que indique que a cópia é de uso privado e sem intuito de lucro, e claro, de responsabilidade do solicitante.

 

Já com relação a armazenamento de documentos é necessário que seja elaborado um projeto com base nas normas do código de segurança contra incêndio e pânico do seu estado. Este projeto deve ser submetido ao corpo de bombeiros e contemplar:
- sistema de extintores
- sistema de sinalização e iluminação de emergência
- rotas de fuga e outras não menos importantes.

 

Importante: mesmo que você já armazene documentos seus dentro da sua empresa é recomendável que se faça dentro dos padrões de segurança. Se quiser mais informações sobre incêndios em geral, leia este livro aqui.

 

Contate um engenheiro civil para orçamento de um projeto.

 

 

clique aqui e conheça as recomendações para Armazém de Documentos do CONARQ

 

Não é Franquia, é Parceria: Caso de Sucesso

 

Em parceria, que completa 10 anos agora em 2019, a Arquivo Vivo Sistemas e a Encadernadora MG prestam serviços de digitalização para clientes como BomBril, Dr Oetker, Arysta Life Science, Air Liquide, entre outros.

 

Iniciamos com a digitalização de canhotos de notas fiscais que na época eram colados e encadernados. Depois disso passamos para outros documentos evoluindo os produtos na parte da tecnologia e nos cuidados e controles na parte do serviço.

 

Mas o sucesso não vem da parceria, o sucesso vem do trabalho conjunto orientado em gerar benefícios para o cliente final.

 

 

clique aqui e saiba mais sobre nossos parceiros e clientess

 

 

Como Funciona

 

Para que você comece a operar conforme descrito aqui será necessário a contratação de nossos pacotes de software e a contratação dos serviços de nuvem.

 

Para a contratação dos nossos pacotes é cobrado uma taxa de adesão.

 

Para a contratação dos serviços de nuvem você se cadastra direto no site do provedor e nos passa a conta de acesso. Utilize preferencialmente o Google Cloud. O custo/benefício desta plataforma é o melhor e ainda ela te dá $300 (300 dólares) de bônus para você começar.

 

Uma vez feito este acerto nós teremos um prazo de 7 a 15 dias para implantar e treinar e ai você está pronto para começar.

 

Grato pelo seu interesse!

 

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