Produtos | Arquivo Vivo Sistemas

PRODUTOS E SERVIÇOS

CASOS DE USO

O Arquivo Vivo é o software que faz a Publicação dos Documentos, Controlando Acesso e Emitindo Relatórios de Auditoria. O Arquivo Original controla o Armazém de Documentos e o Trâmites de Manuseio de Caixas. O Vivo Capture digitaliza Grandes Volumes de Documentos de Acordo com as Especificações do CONARQ. Os WEB e SMART Capture são Módulos de Escaneamento que podem ser Integrados aos Sistemas da Empresa.

ARQUIVO VIVO

O Arquivo Vivo publica os documentos da empresa, que ficam separados por setores, chamados de "sites", onde são devidamente classificados de forma hierárquica. Uma vez definida esta hierarquia, usuários são cadastrados de acordo com perfil que permite executar certas funções e serviços. Existe, para cada "site" um usuário chamado de "Moderador" que trata de todos os aspectos referentes ao cadastro da hierarquia e de usuários. Ele também tem acesso aos relatórios de auditoria que detalham as consultas, impressões e acessos. Você pode se perguntar: qual é a diferença do "Arquivo Vivo" para o "Google Drive" ou o "Drop Box"? A diferença é que o Arquivo Vivo possui uma integração com o "Plano de Gestão Documental" que deve ser feito previamente a implantação, e, uma vez implantado, oferece uma rigidez disciplinar que impede que usuários saiam fazendo coisas que não estejam bem avaliadas pondo em risco a base de documentos da empresa.

ARQUIVO ORIGINAL

O Arquivo Original é o software que controla o Armazém de Documentos.

Com a reserva de caixas ele impede que a quantidade total de caixas exceda o espaço do armazém.

Criando vários armazéns ele permite controlar as caixas desde a armazenagem setorial até a central.

Um problema fundamental que é o extravio de documentos é tratado com atenção especial através da gestão dos trâmites de manuseio. Todos os passos da retirada de um documento ou caixa até o respectivo retorno ficam registrados através de um mecanismo de workflow que permite o rastreio da ocorrência.

Para finalizar possui relatórios completos de cadastros, quantidades e auditorias.

VIVO CAPTURE

Digitalizar 30 documentos por mês é um coisa, digitalizar 30 mil documentos por mês é outra coisa completamente diferente.

É para a digitalização de grandes volumes de documentos é que temos o "Vivo Capture", que, executando em estágios pré-estabelecidos de acordo com as "Recomendações para Digitalização do CONARQ"impondo  cuidados necessários para que todo o acervo documental seja digitalizado de forma correta, sem extravio de páginas e/ou documentos e com garantias, tanto da qualidade das imagens geradas, como da correção dos índices fornecidos aos documentos.

Estendo-se as recomendações citadas foram implementadas as funcionalidades de "Certificação Digital de Acordo com a ICP/Brasil" e o "Backup Offline" que permite acesso aos documentos de forma independente do sistema e possibilita a guarda da mídia em salas-cofre de empresas que prestam serviço de "Cold-Storage".

WEB CAPTURE

É um módulo de escaneamento customizável que tem como objetivo atender demandas específicas de digitalização nas empresas.

Fazendo o a partir de scanners TWAIN (multifuncionais inclusive) e/ou WEBCAMS, permite juntar documentos e fotos em um único documento PDF e transmitir para o servidor de forma segura.

Ideal para bases remotas, pois, pode gerar registros que permitem acompanhamento em tempo real, das sessões de digitalização, visando garantir a geração de imagens de qualidade e rápido atendimento na ocorrência de problemas.

SMART CAPTURE

É um módulo customizável da mesma forma que o WEB CAPTURE com a diferença que o escaneamento é feito pelo celular.